Tietokone-lehti 11/2000

Älä tuhlaa

Takavuosina levy- ja muistitila oli kallista. Mikron käyttäjät joutuivat ottamaan rajoitukset huomioon ja säästämään tilaa kaikkialla, missä se vain oli mahdollista. Koska koneet olivat puuta, käyttäjien oli oltava rautaa.

Tänään osat ovat vaihtuneet. Koneet ovat rautaa ja käyttäjät puuta. Heitä hemmotellaan kymmenien gigatavujen levyasemilla ja keskusmuistia on monissa koneissa yli sata megatavua. Tuntuu siltä, ettei säästämiseen ole enää mitään syytä. Harvalla käyttäjällä on harmaintakaan aavistusta käsitystä siitä, minkä kokoisia tiedostoja hänen ohjelmansa luovat ja mitä niiden pienentämiseksi voisi tehdä.

Mikäli levytila loppuu, uusavuton käyttäjä pyytää mikrotuelta isomman levyaseman tai pyytää saman tien vaihtamaan koko koneen uudempaan ja tehokkaampaan.

PowerPointin metkut

Käytän itse paljon PowerPoint-esitysohjelmaa ja vuosien käytön myötä olen oppinut tuntemaan sen metkut melko hyvin. Vanha 95-versio oli todellinen kiintolevyjen myynninvauhdittaja: se tallensi kuvat pakkaamattomina, jolloin jo muutama ruutukaappaus nosti esitystiedoston koon helposti kymmeneen megatavuun.

Versiosta 97 lähtien ohjelmaa parannettiin niin, että se alkoi sisäisesti pakata kuvatiedostoja. Vanhan esitystiedoston avaaminen ja tallentaminen uuteen muotoon pudotti tiedoston koon murto-osaan alkuperäisestä. Luulin jo, että koko-ongelma oli saatu hallintaan.

Hiljattain tein kuitenkin esitystä, johon tuli kolme digitaalikameralla otettua kuvaa ja vähän tekstiä. Hämmästyin kovasti, kun uusinkin PowerPoint-versio teki tiedostosta reilun kolmen megatavun kokoisen. Levyllä JPEG-kuvatiedostot olivat kymmenesosa tuosta määrästä, joten mistä ihmeestä ylimääräinen läski oli peräisin?

Kun aloin testata asiaa esityksellä, johon tuli vain yksi kuva, sain huomata, että kuvatiedostojen lisäystapa vaikuttaa ratkaisevasti syntyvän esityksen kokoon. Kuvan siirto leikepöydän kautta Adoben Photoshopista PowerPointiin tekee kuvasta objektin, jonka voi myöhemmin avata alkuperäiseen sovellukseen napsauttamalla sitä kahdesti. Objektiupotus on oletusarvo, josta on harvoin mitään hyötyä. Kuitenkin jo yhden kuvan upottaminen kasvatti esitystiedoston koon 3,1 megatavuun!

Oletusarvon voi kiertää valitsemalla kuvaa lisättäessä Paste-komennon sijaan Paste Special. Vaihtoehto Enhanced metafile pudotti saman tiedoston koon 2,2 megatavuun, picture 819 kilotavuun ja bitmap jo 704 kilotavuun.

Kaikkein suurin tilansäästö syntyi kuitenkin, kun tallensin kuvan ensin JPEG-tiedostoksi levylle ja luin sen sieltä suoraan PowerPoint-sivulle ilman leikepöydän apua. Tällöin tiedoston koko putosi 152 kilotavuun, koska Powerpoint käytti JPEG-kuvaa sellaisenaan ja avasi sen vasta kuvan näyttämisen ajaksi.

Esitystiedoston koko siis putosi yhteen kahdeskymmenesosaan alkuperäisestä vain sillä, että kuvaa ei siirretty leikepöydän kautta vaan levyltä lukemalla. Ja lopputulos oli katsojan kannalta täysin sama!

Pursuavat työtiedostot

Ylitse pursuavat työtiedostot eivät ole yksin PowerPointin ongelma. Sama ilmiö havaitaan siirrettäessä kuvia vaikkapa Wordiin. Yhden kuvan sisältävän testitiedoston suurimman ja pienimmän koon välillä oli tosin "vain" 15-kertainen ero.

Word-tekstinkäsittelyssä on kuitenkin aivan omat oikkunsa. Esimerkiksi pikatallennuksessa ohjelma tallentaa tekstiin tehdyt muutokset toistensa perään, jolloin isonkin tekstin tallentaminen käy nopeasti. Haittana on tiedoston koko, joka kasvaa jokaisen tallennuksen myötä.

Joskus tiedostojen kokoa voi pienentää näppärillä nikseillä. Esimerkiksi PowerPoint järjestää tiedoston sisäisen rakenteen uudelleen, kun työtiedosto tallennetaan uudelle nimelle. Esityksestä poistetut diat merkitään ohjelman sisällä poistetuiksi, mutta ne säilyvät yhä tiedostossa entisillä paikoillaan ja varaavat tarpeettomasti tilaa. Vasta tallennus uudelle nimelle tiivistää aukkopaikat umpeen. Paljon muokatun esityksen koko saattaakin pudota puoleen yksin sillä, että Save-komennon sijaan käytetään Save As-komentoa ja annetaan esitykselle uusi nimi.

Pieni kokeilu voi auttaa säästämään tuntuvasti levytilaa. Mutta miksi vaivata päätään koko asialla? Levytilahan on nykyään halpaa ja työntekijöillä muutakin ajateltavaa kuin bittien säästäminen.

Siksi, että asiassa on muitakin ulottuvuuksia.

Kyse myös tietoturvasta

Työtiedostoihin muokkauksen myötä kertyvä läski on paitsi koko-ongelma myös tietoturvariski. Käyttäjän poistamat kohdat saattavat kummitella dokumentin sisällä, mistä utelias vastaanottaja voi kaivaa niitä esiin.

Wordin pikatallennus saattaa jättää dokumenttiin tekstin aiempia versioita ja tekstikohtia, jotka kirjoittaja on poistanut. Nämä muutokset eivät normaalisti näy, mutta jos dokumenttia luetaan suoraan levyltä tai se avataan jollakin toisella tekstinkäsittelyohjelmalla, tiedostosta voi paljastua aiempien versioiden sisältöä.

On varsin kiusallista, jos esimerkiksi vastaanottaja löytää dokumentista yrityksen tarjouksessa alunperin olleet ja liian halvoiksi todetut hinnat, sisäiseen käyttöön tarkoitettuja merkintöjä, katelaskelmia tai vaikkapa edellisen asiakkaan nimen.

Office-sovellukset voivat tuottaa muitakin yllätyksiä. Esimerkiksi Word poimii automaattisesti uuden tekstitiedoston ensimmäisen lauseen ja tallentaa sen dokumentin ominaisuustietoihin. Teksti säilyy kentässä, vaikka käyttäjä myöhemmin muokkaisi tiedoston alun toiseen muotoon.

Kannattaa siis olla tarkkana, miten uuden tekstitiedoston aloittaa!

Työtiedostojen ominaisuus-kentät voivat vuotaa arkaluontoisia tietoja ulos yrityksestä etenkin silloin, kun tiedostoja muokataan vanhoista pohjista. Pohjassa olleet tiedot kulkevat myöhempien tiedostojen mukana huomaamatta.

Tietoturvasyistä arkaluonteiset työt pitäisikin aina aloittaa tyhjästä tiedostosta eikä koskaan vanhaa pohjaa mallina käyttäen.

Sähköposti tukkeutuu

Tiedostoilla on taipumus laajentua ja kuluttaa kaikki käytettävissä oleva tila, on moderni lisäys Murphyn lakeihin. Olipa levyasemassa kuinka monta gigatavua tahansa, jonain päivänä se täyttyy.

Asemat sinänsä ovat halpoja, mutta niiden vaihtaminen ja tiedostojen siirto vanhalta asemalta uudelle on työlästä ja aikaa vievää. Mikrotuen työvoimakustannukset ovat melkoiset. Siksi jokaisen työntekijän pitäisi itse kiinnittää asiaan huomiota.

Pahiten pursuamisongelma vaivaa sähköposteja. Ihmiset lähettävät toisilleen huolettomasti Word-tiedostoliitteitä, vaikka usein pelkkä teksti riittäisi. Sama dokumentti saattaa lähteä usealle eri vastaanottajalle, jotka tekstiä muokattuaan pistävät sen taas eteenpäin ja niin edelleen. Dokumentin vanhat versiot täyttävät postilaatikoita, kun ihmiset eivät vaivaudu poistamaan tarpeettomiksi käyneitä liitteitä ja vanhoja viestejä.

Ei ihme, että sähköpostipalvelinten levyjä saa aina olla vaihtamassa isompiin. Toinen ratkaisu on asettaa jokaisen työntekijän postilaatikkoon 10-50 megatavun kokorajoitus, jonka täyttymisen jälkeen käyttäjien on itse pakko poistaa vanhoja viestejä. Kolmas vaihtoehto on ulkoistaa sähköpostipalvelin ASP-ajattelun mukaisesti ja ostaa koko ylläpito palveluna, mutta tämäkään malli ei poista niitä kustannuksia, joita käyttäjien ajattelemattomuus aiheuttaa.

Levytilan lisäksi liikalihavien liitteiden liikuttaminen paikasta toiseen kuluttaa siirtokapasiteettia, mikä varsinkin modeemin varassa toimivien matkakäyttäjien kohdalla näkyy konkreettisesti ajan ja rahan tuhlauksena.

Yksinkertaisena sääntönä kannattaa muistaa, että varsinkaan Word-tiedostoliitteitä ei koskaan kannata lähettää turhan tähden. Yleensä vastaanottajaa kiinnostaa vain itse teksti, ei sen muotoilut tai graafiset koristeet. Tällöin riittää, että dokumentin teksti kopioidaan mukaan lähtevään viestiin.

Pelkän tekstin käyttö vähentää levytilan tuhlausta, mutta siihen on muitakin syitä. Word-tiedostoliitteissä on potentiaalinen virusvaara eikä lähettäjä voi olla varma, että vastaanottajalla on oikea Word-versio tiedoston avaamiseen. Ja jos tekstiä halutaan myöhemmin etsiä sähköpostiohjelman hakukomennolla, haku ei yleensä ulotu tiedostoliitteiden sisälle.

Nettipalveluita matkaajille

Syyskuussa kirjoitin Internet-palveluista, joista suurin osa on mitoitettu nopeille yhteyksille eivätkä ne palvele hitaan GSM-datayhteyden varassa olevia matkaajia.

Palautteissa monet lukijat valittelivat havainneensa saman, mutta kerrottiin myös ratkaisuista. Esimerkiksi Ylellä on kevyet tekstipohjaiset uutissivut osoitteessa www.yle.fi/mobile ja vastaavasti Kauppalehden uutisia voi lukea sivulta kauppalehti.fi/pda/comm. Kauppalehden sivuilta löytyvät talousuutisten lisäksi pörssikurssit ja varsinkin matkaajalle hyödylliset valuuttakurssit. Kumpaakaan osoitetta ei vain ole mainostettu missään.

Tiivistetyssä muodossa esitetyt uutiset sopivat hyvin myös kiireiselle nopean yhteyden päässä olevalle käyttäjälle, joka ei halua tuhlata aikaansa pitkien tarinoiden lukemiseen.

<takaisin