Talouselämä 1.10.2004

Suomi tiukkana sähköposteille

Lokakuun alussa yksityisyyden suojaa työelämässä säätelevä laki uudistui. Julkisuudessa on väitetty, että uusi laki antaisi työnantajalle oikeuden lukea työntekijän työhön liittyviä sähköpostiviestejä. Se ei pidä paikkaansa.

Tuore laki suojelee työpaikalla lähetettyjä ja vastaanotettuja viestejä erittäin pitkälle. Työviestejä voidaan avata vain, jos kaikki muut keinot tiedon hankkimiseksi on käytetty ja lukuisat lisäehdot täyttyvät.

Viestien avaaminen on tehty niin vaikeaksi, että käytännössä uuden lain myötä mikään ei muutu.

Lainsäätäjän halu turvata työntekijän yksityisyys on sinänsä kannatettava. Suomen valitsema sääntely on kuitenkin maailman tiukin ja johtaa työnantajan kannalta hankaliin tilanteisiin.

Lain mukaan työsähköpostin yksityisyyden suoja on automaattinen eikä edellytä työntekijältä toimenpiteitä. Olisi ollut mahdollista suojata kevyemmin työosoitteita, kuten on tehty sähköisessä suoramarkkinoinnissa. Työosoitteeseen voi lähettää markkinointia, joka kotiosoitteella olisi kiellettyä.

Lakiin valittiin kuitenkin tiukin mahdollinen linja. Varmuuden vuoksi niin työ- kuin yksityisviestitkin - samoin kuin virukset, roskapostit, vitsit ja hupivideot - suojataan samalla tavalla.

Jos verkkomaailmaa säätelevät lait ennen olivat ajastaan jäljessä, nyt tilanne on kääntynyt päälaelleen: sähköinen tieto ja viestintä saa tiukempaa suojaa kuin paperi tai puhelinsoitot.

Jokainen avokonttorissa työskennellyt tietää, että vierustoverit kuulevat helposti puhelinkeskustelujen sisällön. Yksityiset puhelut kannattaa hoitaa kotoa tai mennä kännykkä mukana ulos.

Jos laki suhtautuisi puheluihin samalla ehdottomuudella kuin sähköpostiin, se tekisi avokonttoreista laittomia ja pakottaisi työnantajan rakentamaan jokaiselle työntekijälle oman kopin viestintäsalaisuuden turvaamiseksi.

Niin ikään jokainen uskaltaa kollegan poissa ollessa mennä etsimään tämän työpöydältä ja mapeista tärkeitä työpapereita. Avattuja rakkauskirjeitä tai työpaikkahakemuksia pöydälleen jättänyt henkilö voi syyttää vain itseään niiden paljastumisesta.

Kun samat tiedot siirretään sähköiseen muotoon, tilanne muuttuu. Toisen henkilön tiedostoihin menevä saa helposti itse syytteen. Sähköisessä maailmassa vastuu on sysätty työnantajalle eikä työntekijältä itseltään vaadita mitään.

Viestintäsalaisuus tuottaa ongelmia yrityksille, kun työviestejä pitäisi päästä lukemaan henkilöiden poissa ollessa. Uusi laki tekee tämän liki mahdottomaksi, ellei asioista ole sovittu paikallisesti.

Työpaikkakohtaisilla pelisäännöillä voidaan sopia työviestien lukuoikeuksista ennalta sovitulla tavalla. Näitä sääntöjä pohditaan nyt kuumeisesti lukuisissa yrityksissä.

Mahdollisuus paikalliseen sopimiseen on sinänsä hyvä, mutta tässä tapauksessa asia on hankala. Sopimiseen ei näet ole selkeitä ohjeita. Edes juristit eivät osaa varmuudella sanoa, miten pitkälle sopimuksilla voidaan mennä. Vaarana on laatia sääntöjä, jotka mahdollisessa riitatilanteessa todetaankin laittomiksi.

Toinen tarve puuttua sähköposteihin syntyy epäiltäessä väärinkäytöksiä. Laki kuitenkin sitoo täysin työnantajan kädet. Tuoreen tutkimuksen mukaan 17 prosenttia työntekijöistä on kopioinut tietoja ennen lähtöään. Lähettämällä tiedot sähköpostilla itselleen työntekijä varmistaa, ettei kukaan muu kuin poliisi voi nähdä tietojen siirtoa eikä katsoa edes lokeista, onko mitään lähetetty.

Entä toteuttaako uusi laki sen tahdon, joka säätäjällä on ollut työntekijän yksityisyyden turvaamisesta? Tuskinpa vain.

Laki on ensinnäkin voimassa vain Suomessa. Muualla sääntely on lievempää ja Yhdysvalloissa sitä ei ole käytännössä lainkaan. Monen työntekijän sähköpostipalvelin sijaitsee nykyään toisessa maassa, vaikka viestejä luettaisiin Suomesta. Lähetettäessä sähköpostia toiseen yritykseen ei voida koskaan olla varmoja siitä, minkä maan lait viestintää koskevat.

Niin ikään työntekijät eivät erottele työ- ja yksityisasioita vaan sotkevat niitä samaan viestiin. Tällöin paikallisen sopimisen luvalla viestiä avaava yrityksen edustaja ei voi mitenkään välttyä saamasta tietoonsa yksityisiä asioita. Myös virukset tai tekniset ongelmat saattavat johtaa yksityisviestien leviämiseen maailmalle.

Viestintäsalaisuuden loukkauksesta tähän asti langetetut tuomiot ovat olleet lieviä, muutaman päiväsakon luokkaa. Ellei tietovuotoa tai avainhenkilön loikkausta epäilevä pk-yrittäjä ole lainkuuliainen, hänen kannattaa ottaa tietoinen riski.

Vastuu sähköpostin yksityisyydestä on aina viime kädessä viestijöillä itsellään.

<takaisin