Talouselämä 28.11.2005

Tumpeloinnin kustannukset

Tietotekniikan liitto ja Cap Gemini julkaisivat pari vuotta sitten tutkimuksen, jossa arvioitiin it-ongelmien vuoksi tuhlaantuvan työajan määrää. Tulos oli masentava: yli 50 työntekijän yritykset menettävät tietotekniikkaongelmien takia vuosittain lähes 30 500 henkilötyövuotta. Rahalliset menetykset kansantaloudelle ovat lähes kolme miljardia euroa.

Vähän myöhemmin British Telecom arvioi, että yksin it-sovellusten ongelmat maksavat 2 000 Euroopan suurimmalle yritykselle yli kolme miljoonaa työtuntia vuodessa. Ilmiö on siis globaali ja tuttu kaikissa yrityksissä.

Tällaisten lukujen luulisi herättävän yritysjohdon ja tietohallinnon. Vielä mitä! Asia ei näytä kiinnosta ketään. Syynä on se, että arkipäiväisten ongelmien ratkaiseminen on tylsää. On paljon jännittävämpää askarrella suurten tietojärjestelmäprojektien parissa ja kehittää uutta, kallista tietovarastoa tai hienoa crm-järjestelmää.

Lisäbonuksena niissä pääsee mukavasti maksetuille lounaille ja seminaareihin.

Ajoittain it:n parissa tumpelointi saa lähes kosmisia mittasuhteita. Kirjailija Pirkko Saisio kertoi taannoin Helsingin Sanomien kuukausiliitteessä painaneensa väärää näppäintä, jolloin koko viimeistelyssä ollut romaani hävisi.

Hämmentyneenä Saisio oli sulkenut koneen, eikä edes asiantuntija ollut aamulla pystynyt palauttamaan tekstiä. Saision ei auttanut muu kuin aloittaa kirjoittaminen alusta.

Ilmeisesti Saisio ei tiennyt, että vahingossa poistetun tekstin saa takaisin painamalla ctrl+z tai edit/undo. Hän käänsi vahingon voitoksi kirjoittamalla koko kirjan uudelleen, jolloin siitä tuli alkuperäistä parempi.

Vastaavia episodeja tapahtuu yrityksissä koko ajan sillä erotuksella, että niitä ei yleensä voi kääntää voitoksi. Henkilökunta joutuu venymään ja tekemään palkatonta ylityötä korjatakseen jäljet. Aina sekään ei riitä, vaan viat näkyvät asiakkaille ja vahingoittavat asiakassuhdetta enemmän kuin paraskaan crm pystyy sitä korjaamaan.

Vaikka alussa siteerattu tutkimus on jo pari vuotta vanha, tilanne ei ole parantunut. Päinvastoin, mikrotuki on ajettu entistä ahtaammalle ulkoistamalla se mahdollisimman kauas tarvitsijoista.

Tarkoitus on, etteivät työntekijät enää aiheuttaisi kustannuksia tukea vaivaamalla. Jokainen hoitakoon excel- tai tulostusongelmansa itse. Näin säästetty euro on kuitenkin moninkertaisena pois jostain muualta.

Kun hätä on suuri eikä apua ole lähellä, on pakko kääntyä työtoverien puoleen. Tutkimuksen mukaan työntekijöiltä kuluukin keskimäärin 52 minuuttia viikossa toisten it-ongelmien ratkomiseen.

Useimmat auttavat kaveria mielellään, mutta jatkuvilla keskeytyksillä on tuhoisa vaikutus työn laatuun. Nykyinen työympäristö on muutenkin täynnä keskeytyksiä: ruudulle putkahtelee vähän väliä ilmoituksia sähköpostista, muistutuksia kalenterimerkinnöistä, virushälytyksiä ja pikaviestejä.

Ruudun vieressä on lisäksi kännykkä, joka soittelee melodioita saapuvista puheluista ja piippailee tekstiviesteistä.

Avokonttoreissa keskittyminen on jo lähtökohtaisesti vaikeaa. Tietotekniikan tuomat keinotekoiset katkot rikkovat työrytmin niin pieniin palasiin, että sen rinnalla kvartaalitalouden kolme kuukautta tuntuu melkeinpä ikuisuudelta.

Ei siis kannata ihmetellä, miksi powerpointit, www-sivut ja word-raportit ovat täynnä kirjoitus- ja ajatusvirheitä, ja miksei niitä ole edes tulostettu oikein.

Konsultit ja myyntimiehet pitävät huolen siitä, että yritysjohto pysyy tietoisena liiketoimintaympäristön muutoksista ja tietotekniikan haasteista.

Tavallisella työntekijällä ei ole puolestapuhujaa. Hän saa kaikessa rauhassa tuhlata omaa ja yrityksen aikaa ongelmiinsa. Toisin kuin budjetoiduilla kehityshankkeilla, arkipäivän ongelmilla ei ole hintalappua.

Näin siitä huolimatta, että kerta toisensa jälkeen suuret it-projektit ylittävät budjettinsa eikä niistä ehkä koskaan saada luvattuja hyötyjä. Jos sama summa panostettaisiin vanhojen ongelmien ratkaisemiseen, saavutettu panos/tuotto-suhde olisi varmasti korkeampi.

Yritysten ei pitäisi pariin vuoteen aloittaa yhtään uutta it-kehityshanketta. Riittäisi, että kaikki aiemmat järjestelmät pantaisiin vihdoin kuntoon ja saataisiin tekemään kaikki se, mitä aikanaan luvattiin.

Siinä on tulevaisuuden killer-applikaatio.

<takaisin