Talouselämä 11.6.2009

Sähköposti hukkaa asiasi

Muistatko vielä, miten sähköpostia aikoinaan kehuttiin? Kuka tahansa voi lähettää sähköpostia kenelle tahansa, ja saada saman tien vastauksen. Organisaatiohierarkiat menettävät merkityksensä, kun työntekijät alkavat lähettää viestejä suoraan johdolle.

Ajatus rajattomasta viestinnästä on puhdas utopia. Jos jokainen voisi lähettää sähköpostia kenelle tahansa, viestintä tukehtuisi omaan mahdottomuuteensa.

Juuri sitä olemme kuitenkin yrittämässä.

Sähköpostin paras puoli on siinä, että sitä on helppo lähettää. Vahvuus on myös kirous: sähköpostia lähetetään asioista, jotka ratkeavat itsestään, selviävät paremmin muuta kautta tai eivät ylipäätänsä koske vastaanottajaa millään tavalla.

Viestinnän utopiaa tavoitteleva lähettäjä hermostuu, ellei saa vastausta muutaman tunnin sisällä. Lähettäjä ei kuitenkaan voi tietää, miten kiireinen vastaanottaja on, tai onko hän edes paikalla.

Matkapuhelimen voi sammuttaa eikä vieraasta numerosta tuleviin puheluihin ole pakko vastata – ei varsinkaan lomalla tai työajan ulkopuolella.

Miksi sähköposti olisi tässä suhteessa erilainen? Lukeminen ja vastaaminen on kohteliasta, mutta lähettäjä ei voi velvoittaa vastaanottajaa mihinkään.

Alhainen lähetyskynnys johtaa tietotulvaan, joka viestinnän helpottamisen sijaan vaikeuttaa sitä.

Yrityksissä viestejä lähetetään varmuuden vuoksi laajalla jakelulla, koska kukaan ei halua joutua syytetyksi tiedon pihtaamisesta. Taustalla on vanha opetus siitä, miten tietoa pitää jakaa talon sisällä.

Nyt pihtaamisesta on tullut hyve. Kaikki eivät voi tietää kaikkea. Jos sitä yritetään, kukaan ei kohta tiedä mitään.

Kauhajoen ampumistapauksen jälkeen muuan kansalainen lähetti poliisiylijohtaja Mikko Paaterolle sähköpostin, jossa hän kertoi poliisin saaneen varoituksen ampujasta jo viikkoa etukäteen.

Poliisiylijohtaja ei huomannut koko viestiä, tai ei ainakaan muista lukeneensa sitä. Eikä ihme, sillä hänen asemassaan olevan virkamiehen inboksi todennäköisesti pursuaa viestejä huolestuneilta tai vihaisilta kansalaisilta.

Voisi myös kuvitella, että dramaattisen ampumatapauksen jälkeen Paaterolla on ollut mielessä ihan muita asioita kuin sähköpostin lukeminen. Siksi viesti nousi esiin vasta poliisitutkinnan yhteydessä.

Lain mukaan virkamiehellä on velvollisuus seurata sähköpostiaan. Jokainen viesti pitäisi avata ja käsitellä riippumatta siitä, tulevatko ne kirjeenä vai sähköpostina.

Tuttu juristi kaivoi esiin apulaisoikeusasiamies Petri Jääskeläisen ratkaisun viime vuoden joulukuulta. Siinä käräjäoikeuden tuomarin menettelyä arvosteltiin, koska hän ei ollut havainnut ajoissa sähköpostiinsa lähetettyä riita-asiaan liittyvää lisäaineistoa.

Apulaisoikeusmiehen mukaan virkamiehen sähköpostiosoitetta ei voida pitää täysin irrallisena ja yksityisenä yhteydenpitokanavana, vaan sen käytössä on otettava huomioon hyvän hallinnon ja kielellisten perusoikeuksien vaatimukset.

Loppu tarkoittaa suomeksi sanottuna sitä, että automaattinen poissaolovastaus on kirjoitettava myös ruotsiksi.

Kesälomakausi lisää sähköpostiviestinnän haasteita. Jonkun pitäisi lukea lomalaisten postit ja vastata niihin, mutta tiukan lainsäädännön vuoksi asian järjestäminen on hankalaa.

Paperipostin käsittely on helppoa. Saapuvat viestit ovat lähtökohtaisesti työasioita ja kesäapulainenkin osaa karsia niistä mainokset, lehdet ja syksyn kurssiesitteet.

Sähköpostissa on päinvastoin: työpaikan sähköpostiosoitetta kohdellaan kuten yksityistä osoitetta. On ristiriitaista, että kotisähköpostiin ei saa lähettää mainoksia, mutta työpaikan sähköpostiin saa. Ilmeisesti taantuman vuoksi kotimainen mainossähköposti on lisääntynyt tänä vuonna tuntuvasti.

Talven Lex Nokia -kohu sai monet yritykset niin varovaisiksi, ettei työntekijöiden sähköpostiin kosketa pitkällä tikullakaan. Kukaan ei halua oman yrityksensä nimeä lain seuraavaan versioon.

Jos siis haluat saada viestisi perille ennen syksyä, älä ainakaan lähetä sitä sähköpostilla.

<takaisin